Dai modelli di preventivi al programma per fare i preventivi: la nostra esperienza diretta

Quest'articolo parla di noi e della nostra esperienza. Per parlarvi di questo dobbiamo per forza di cose anche parlarvi del nostro servizio per la creazione dei preventivi quotadoo® e di come ci siamo arrivati, ma non vogliamo che sia "pubblicità", vogliamo in modo sincero condividere con altri imprenditori come noi quelle che a suo tempo sono state le nostre esperienze.

Noi, che oggi siamo conosciuti per aver creato il servizio quotadoo® per la stesura dei preventivi, sappiamo bene di cosa stiamo parlando e tutto ciò che riguarda la necessità di fare preventivi ai clienti lo abbiamo vissuto in prima persona: prima che quotadoo® nascesse, infatti, ci occupavamo principalmente di servizi di web design e web marketing per le aziende, eravamo in buona sostanza una web agency affermata, e ci trovavamo a scrivere numerosi preventivi per i nostri clienti. Il problema era che, come sa bene chiunque abbia un'attività avviata, per molti clienti che ti chiedono un preventivo, solo alcuni preventivi poi vanno in porto, ma ogni preventivo ha richiesto tempo e attenzione, ed è facile trovarsi alla fine dell'anno ad aver bruciato ore ed ore a scrivere preventivi che non hanno portato a niente. Al giorno d'oggi purtroppo capita di frequente che le persone non abbiano nemmeno l'eleganza e l'educazione di rispondere, chiedono magari più preventivi alle aziende e poi non offrono nemmeno una risposta di cortesia quantomeno per attestare la ricezione del preventivo... preventivo a cui l'imprenditore ha dedicato tempo sottraendolo ad altre attività.

Per questi motivi all'epoca cercavamo un modo per continuare a scrivere i nostri preventivi in modo efficace e secondo i principi che abbiamo spiegato in un articolo apposito (Come fare un preventivo: consigli per un preventivo perfetto), ma il tutto in modo più rapido ed efficiente. I nostri preventivi erano tutti abbastanza personalizzati, poiché ogni cliente aveva esigenze diverse, ma tutto sommato i servizi erano più o meno a grandi linee sempre gli stessi, e si trattava solo di personalizzare le offerte per cucirle intorno alle esigenze dei clienti.

All'epoca per sveltire e semplificare il lavoro di stesura dei preventivi avevamo una cartella con diversi modelli di preventivo salvati e ogni volta con dei classici copia-incolla creavamo la base del preventivo e andavamo poi a personalizzare le varie parti strutturando l'offerta secondo le esigenze del cliente.

Decisamente meglio che scrivere ogni volta un documento da zero a mano, ma comunque sempre impegnativo: a volte impiegavamo anche mezz'ora per scrivere un preventivo... e poi magari capitava il classico cliente che non aveva nemmeno l'educazione di rispondere con due semplici righe per farci sapere di avere ricevuto il nostro preventivo. A chi non è mai capitato?

Per questo a un certo punto abbiamo iniziato a cercare un programma per i preventivi: oggi sul web c'è tutto, ci dicevamo, e ci siamo messi fiduciosi alla ricerca. Con nostra sorpresa, non siamo riusciti a trovare niente che facesse al caso nostro... O meglio, c'erano una marea di programmi per scrivere i preventivi, ma erano tutti o troppo complicati o troppo costosi per noi, e in generale tutti concepivano il preventivo come un mero elenco di voci e prezzi, e non a caso molti di questi programmi non erano specifici per i preventivi bensì erano classici gestionali di fatturazione o gestionali tuttofare.

Noi volevamo un software che ci consentisse di creare un preventivo come quelli che eravamo abituati a scrivere, ovvero delle "presentazioni" dove valorizzavamo i servizi oltre che enunciare l'offerta economica, e che ci consentisse da un lato di sfruttare le parti "standard" e "ripetibili", e dall'altro di cucire ogni preventivo sulle richieste specifiche dei clienti. A questo punto l'unica cosa da fare era crearcelo noi, ed è ciò che abbiamo fatto. Dopo averlo testato e usato a lungo e avendo toccato con mano quanto ha semplificato il lavoro della nostra webagency, aumentando nel contempo il tasso di conversione dei nostri preventivi, abbiamo avuto l'intuizione: perché non renderlo disponibile come servizio in modo che tante altre aziende e imprenditori che tutti i giorni sperimentano le nostre stesse necessità possano giovarsene? Ed è così che è nato quotadoo®, il primo software per la creazione di preventivi d'impatto, disponibile come servizio saas in cloud, semplice da usare, essenziale e per questo potente, e offerto ad un prezzo più che modico rispetto al grande valore aggiunto che offre.