Come fare un preventivo: consigli per un preventivo perfetto

Come scrivere un preventivo a seconda del tipo di attività

Con la parola "preventivo" possiamo intendere diverse cose e, a seconda di qual è il nostro tipo di attività e dei potenziali clienti a cui ci rivolgiamo, ci sono modi diversi di intendere e di scrivere un preventivo.

Di base, un preventivo rappresenta la nostra offerta di fronte al cliente per i prodotti o per i servizi che vendiamo. Abbiamo volutamente usato qui la parola "offerta" anziché la più comunemente usata "offerta economica" perché vogliamo sottolineare un concetto importante: un preventivo non è solo una stima o un elenco dei costi, bensì è molto di più.

Il preventivo deve dire al cliente le cose che per lui sono più importanti, le cose che desidera sapere e che faranno la differenza quando sceglierà se accettare il nostro preventivo o quello di qualcun'altro: il cliente vuole sapere COSA offriamo con il nostro preventivo, COME è il nostro prodotto o il nostro servizio e QUANTO costa ciò che offriamo.

Molto spesso quando si scrive un preventivo si ha in mente soprattutto l'ultimo aspetto, il "quanto", e si è portati a trascurare il COSA e il COME, ovvero, in parole semplici, si è portati a scrivere un elenco stringato di prodotti o servizi seguiti dal prezzo che proponiamo. Questo modo di procedere ha due gravi difetti:

1. non valorizza i nostri punti di forza, ovvero non mostra al cliente perché dovrebbe scegliere noi, quali sono le peculiarità e le sottili sfumature per cui il nostro prodotto o servizio può essere preferito rispetto al prodotto o servizio analogo della concorrenza;
2. automaticamente sposta tutta l'attenzione del cliente sul prezzo, portandolo ad utilizzare questo parametro come elemento fondamentale della decisione.

Basta fare un giro sul web cercando modelli per preventivi o programmi per fare i preventivi e ci si rende subito conto di come la maggior parte dei modelli in circolazione o dei programmi per preventivi in circolazione concepiscano il preventivo praticamente come una sorta di elenco del tipo riga, prezzo, riga, prezzo, riga, prezzo... sullo stile di una fattura.

Scrivere il preventivo perfetto: l'equilibrio delle parti

Bisogna tuttavia stare attenti a non esagerare dalla parte opposta: un preventivo di dieci pagine dove decantate i vostri servizi subirà la stessa sorte che di solito capita alle prefazioni dei libri: il vostro cliente salterà tutto e andrà subito a cercare il prezzo in fondo. E voi sarete convinti di aver presentato un ottimo preventivo, e che il prezzo, magari un po' alto, sarà stato "capito" dal cliente, in virtù del poema che gli avete scritto, e mentre i giorni passeranno vi sarà sempre più evidente che il cliente non richiamerà.

Come in ogni cosa, l'EQUILIBRIO è il vostro migliore alleato. Dovete VALORIZZARE i vostri prodotti o servizi quel tanto che serve, ma non in modo tale da sembrare "pesanti" ed eccessivi.

Lo stesso principio vale non solo per il "quanto" scrivete, ma anche per COME lo scrivete. A questo proposito vi possiamo riportare la nostra esperienza di quando, prima di creare quotadoo™, eravamo noti soprattutto come web agency. Nei primi tempi abbiamo molto "sperimentato" con il modo in cui scrivevamo i nostri preventivi, soprattutto per quanto riguarda le descrizioni dei servizi. Più lunghe, più brevi, più tecniche, meno tecniche... ci abbiamo messo un po' a trovare "il giusto mix", e questo purtroppo non può essere insegnato, anche perché varia molto da settore a settore, e bisogna conoscere molto bene il proprio target di clienti e la loro "psicologia". In generale, per la descrizione dei propri prodotti/servizi nel preventivo questi sono i consigli dettati dalla nostra esperienza:

• individuare le 3 o 4 caratteristiche più importanti, quelle che proprio si desidera siano chiare al cliente, e presentarle con un linguaggio chiaro e semplice;
• evitare eccessivi tecnicismi e soprattutto gli inglesismi gratuiti: nella maggior parte dei casi non vi faranno fare bella figura come credete, renderanno solo il cliente indispettito e diffidente;
• evitate anche la tentazione opposta, ovvero quella di essere troppo semplici: a nessuno piace sentirsi come un bambino dell'asilo a cui si spiegano le cose in modo che le capisca;
• evitate infine anche i toni sensazionalistici e declamatori: non state facendo una televendita e il preventivo non è un volantino pubblicitario, tenete uno stile descrittivo e professionale.
• specialmente nel caso di prodotti, non trasformate il preventivo in una scheda tecnica: la descrizione dev'essere contenuta e serve a valorizzare i 3 o 4 punti di forza per cui il cliente dovrebbe scegliere il vostro prodotto e per cui secondo voi è giustificato il prezzo che offrite, se desidera approfondire esiste appunto la scheda tecnica che è un'altra cosa.

Come scrivere un preventivo personalizzato: fate sentire il vostro cliente unico e speciale

Non c'è niente di peggio di un preventivo anonimo e asettico, dove il cliente percepisce chiaramente che non c'è stato il minimo sforzo di personalizzare l'offerta. Sicuramente non tutti i settori sono uguali, e in alcuni la personalizzazione conta meno mentre in altri di più. In alcuni settori la personalizzazione è importante o addirittura fondamentale. Questo può valere ad esempio nei settori dei servizi (web agency, professionisti, designer ecc.), nei settori dell'impiantistica (impianti su misura ecc.), e in molti altri settori dove si offre qualcosa in un certo grado "su misura" per il cliente.

Oltre a ciò, bisogna considerare che non solo il prodotto o il servizio possono essere "su misura", bensì anche più in generale l'approccio al cliente: anche se vendete un prodotto o un servizio piuttosto "standardizzato", potete ugualmente far sentire al cliente che vi state rivolgendo a lui in modo specifico, che state facendo uno sforzo per rendere la sua esperienza con voi unica. Tutti a questo mondo amiamo sentirci un po' speciali, un po' "coccolati", e a volte bastano piccole sfumature per far preferire ad un cliente un professionista o una ditta rispetto ad un'altra.

Cosa non deve mancare su un preventivo ben fatto

Ci sono alcune cose che in generale non dovrebbero mai mancare su un preventivo scritto bene:

• La vostra intestazione completa ben in vista: il cliente deve capire subito chi siete e deve avere a portata di mano i dati per contattarvi qualora lo desideri. Indicate sia un numero di telefono che un recapito email, poiché qualcuno si sente più a suo agio a chiamare e qualcun'altro preferisce inviare un'email. Se avete un sito web aziendale indicate anche quello: a molti piace visitare il sito per farsi un'idea più approfondita di chi siete, ovvero per "inquadrarvi meglio", per così dire.
• L'intestazione del cliente: se avete la possibilità di scrivere l'intestazione completa del cliente è bene farlo, questo conferisce al vostro preventivo un aspetto più professionale. Spesso fra l'altro è proprio necessario, come in quei casi in cui il preventivo rappresenta per il cliente un documento da utilizzare per vari scopi (ad esempio come giustificativo da presentare per detrazioni su impiantistica ecc.). Sappiamo per esperienza che non sempre in fase di preventivo il cliente ci ha fornito i suoi dati, a volte capita di avere magari solo un nome o un'email: in ogni caso, cercate di "personalizzare" l'intestazione come potete, scrivendo ad esempio almeno il nome e cognome o il nome della ditta, per far sentire al cliente che vi stare rivolgendo proprio a lui e non avete solo fatto un copia-incolla della vostra offerta standard. Ricordate: tutti infondo amiamo sentirci unici e speciali, anche il freddo uomo d'affari.
• La data di redazione e IL PERIODO DI VALIDITÀ dell'offerta: in un preventivo redatto in modo professionale, e più in generale in un'offerta seria, è bene che l'azienda o il professionista ponga dei punti fissi: la data in cui è stata creata l'offerta e il periodo di validità dell'offerta non dovrebbero mai mancare. I prezzi cambiano, le condizioni cambiano, e non vorrete di certo che vi sbuchi un cliente dal nulla con in mano il vostro preventivo di due anni prima, che recita magari prezzi o condizioni che oggi per vari motivi non potete più sostenere. E anche se poteste, è comunque bene che ci siano dei limiti anche per una questione di rispetto reciproco: voi offrite un lasso di tempo ragionevole al cliente per valutare l'offerta, e il cliente sa che voi non siete disponibili all'infinito ad aspettare la sua risposta.

Come fare un preventivo: il prezzo e gli sconti

In anni di lavoro come imprenditori abbiamo visto numerosi esempi di preventivi, e una cosa in particolare ci ha sempre stupito: stiamo parlando degli sconti assurdi, e di come sia assurdo il fatto che ancora oggi ci siano venditori che pensano che questo metodo possa funzionare.

Lo sconto è uno strumento utile se usato bene e può avere diversi significati:

• può mostrare al cliente il nostro sforzo e desiderio di "trattarlo bene" e venire incontro alle sue necessità;
• può rappresentare un piccolo "ringraziamento" al cliente per averci dato la possibilità di fargli un'offerta per i prodotti o servizi di cui ha bisogno, soprattutto in un mercato molto competitivo dove il cliente ha molta scelta;
• può rappresentare un incentivo a scegliere un particolare prodotto o servizio che per qualche motivo desideriamo "spingere";
• può rappresentare un sottile strumento di marketing per invogliare il cliente a dire il sì definitivo.

Queste sono tutte motivazioni comuni e ragionevoli per UN PICCOLO SCONTO, fatto con parsimonia e quando è il caso.

Capita sovente di vedere offerte con un prezzo, e poi BARRATO, SCONTO DEL 40%, SCONTO DEL 50%... Ad esempio: sito web professionale, prezzo € 2500... scontato € 1200. Lo diciamo senza giri di parole: questo modo di proporsi è ridicolo e non fa altro che creare diffidenza nel cliente. Quindi, ricordate: ok agli sconti ma solo se fatti con criterio, veri e credibili.

Come fare un preventivo: quanto tempo dedicare

Quanto tempo dedicare alla creazione di un buon preventivo? La risposta di chiunque non abbia reale esperienza nella gestione di un'attività imprenditoriale potrebbe essere "tutto il tempo che serve per farlo bene". Da imprenditori con anni di esperienza alle spalle sappiamo bene che non è così semplice. Come imprenditori abbiamo due esigenze opposte: da un lato vogliamo presentare preventivi "d'impatto" e curati nei minimi dettagli perché speriamo che questo possa aumentare le nostre chance di chiudere un affare con successo; dall'altro dobbiamo ottimizzare il tempo perché sappiamo bene che solo alcuni preventivi vanno in porto e il resto è stato tempo buttato. La risposta corretta quindi è che dovete cercare di ottenere il miglior risultato nel minor tempo possibile.

 

Se lo desiderate, potete anche provare un servizio apposito per la generazione dei preventivi come il nostro quotadoo® : l'abbiamo studiato appositamente per creare preventivi in modo molto veloce e secondo i principi guida che abbiamo fin qui spiegato.